Project Held: ein (digitaler) Sprung nach vorn bei der Verbindung von KinderPaten und Kindern

Einleitung

Projekt Held, eine renommierte Wohltätigkeitsorganisation mit Sitz in Harderwijk (die Niederlande), arbeitet mit 18 Projekten auf der ganzen Welt zusammen, um die am meisten gefährdeten Kinder zu unterstützen. Sie geben Hoffnung an Kinder, die in Armut leben und oft keine Aussicht auf eine bessere Zukunft haben. Durch Patenschaften können diese Kinder zur Schule gehen, in einer sicheren Umgebung leben und an ihrer Zukunft bauen.

Verschiedene Herausforderungen

Projekt Held musste verschiedene Herausforderungen in Bezug auf die Verwaltung der Kindersponsoring auf globaler Ebene angehen. Diese Herausforderungen umfassten:

• Arbeitsintensität:
  Der Registrierungsprozess war arbeitsintensiv und zeitaufwändig. Viele Aufgaben mussten manuell durchgeführt werden. Dies galt zum Beispiel für das Hinzufügen von Kinderprofilen, die sie per E-Mail erhielten, und für die Verarbeitung neuer Sponsorregistrierungen.

• Informationsaustausch:
  Sie benötigten effiziente Systeme, um sicherzustellen, dass die Sponsoren über ihre gesponserten Kinder auf dem Laufenden blieben.

• Hohe Kosten:
  Die Kosten für Versandmaterialien, Papier und Porto begannen erheblich zu steigen.

• Verlust von Post:
  Es bestand ein ständiges Risiko des Verlusts wichtiger Poststücke, wodurch wichtige Updates und Briefe möglicherweise ihr Ziel nicht erreichten. Dies behinderte den Aufbau einer starken Beziehung zwischen den Sponsoren und ihren gesponserten Kindern.

• Übersetzung von Briefen:
  Die Verantwortung für die Übersetzung der Korrespondenz lag bei den Projekten selbst, was die Bearbeitungszeit verlängern konnte.

Diese Herausforderungen stellten erhebliche Hindernisse für Projekt Held bei der effektiven Durchführung ihrer Mission dar.

Die Zukunft der Kindersponsoring

Neben den bereits genannten Herausforderungen blickte Projekt Held auch auf die Zukunft der Kindersponsoring, in der digitale Lösungen eine immer größere Rolle spielen. Sie waren sich bewusst, dass es wichtig war, mit diesem technologischen Fortschritt Schritt zu halten, nicht nur in Bezug auf Wissen, sondern auch in Bezug auf die erforderlichen Investitionen.

Einer der wichtigsten Trends ist die Nutzung digitaler Plattformen. Diese können nicht nur die Effizienz der Operationen verbessern, sondern auch das Engagement der Sponsoren erhöhen. Durch die Nutzung von Daten und Technologie bieten sie die Möglichkeit, persönlichere und relevantere Erfahrungen für die Sponsoren zu schaffen. Dies führt dazu, dass die Sponsoren sich stärker engagiert und verbunden mit ihren gesponserten Kindern fühlen.

Für Projekt Held war es entscheidend, eine Lösung zu finden, die ihnen nicht nur bei ihren aktuellen Herausforderungen helfen, sondern sie auch auf diese digitale Zukunft der Kindersponsoring vorbereiten würde.

Zentrale Informationsstelle

Projekt Held nutzt das OVAS CRM, in dem alle Daten zu Projekten, Kindern und Sponsoren gespeichert werden. Es war wichtig, OVAS im Prozess als Direktor der automatischen Einzüge zu behalten.

Die Lösung

Im Jahr 2022 begannen wir Gespräche mit Projekt Held über unseren gemeinsamen Traum, benachteiligten Kindern weltweit zu einer hoffnungsvollen Zukunft zu verhelfen. Wir stellten schnell fest, dass eine Zusammenarbeit von großem Wert sein würde. Gemeinsam mit Projekt Held, OVAS, Brovisuals (Website-Entwickler) und Nofam starteten wir ein Projekt, um den Prozess für Projekt Held zu optimieren, wobei OVAS als zentraler Informationspunkt beibehalten wurde.

In dem Projekt haben wir mit allen Beteiligten untersucht, wie wir die verschiedenen Systeme - OVAS, die Projekt Held-Website und Nofam - miteinander verbinden könnten, sodass jedes System seine entsprechenden Verantwortlichkeiten behalten und über die erforderlichen Daten verfügen könnte.

Im Rahmen dieses Projekts haben wir eng mit allen Beteiligten zusammengearbeitet, um eine nahtlose Integration zwischen den verschiedenen Systemen - OVAS Connect, der Projekt Held-Website und der Nofam-Plattform - zu erreichen. Es war entscheidend sicherzustellen, dass jedes System seine eigenen Verantwortlichkeiten behalten und über die notwendigen Daten verfügen konnte. So haben wir ein robustes und effektives Netzwerk von kombinierten Funktionen geschaffen, ohne die einzigartigen Vorteile und Merkmale jedes einzelnen Systems zu verlieren.

Im Rahmen dessen haben wir folgende Verbesserungen entlang der Kette durchgeführt:

• Vereinfachung der Verwaltung von Kinderprofilen:
  Projekte können nun selbst die Profile ihrer Kinder verwalten, anstatt diese manuell per E-Mail einzureichen und von Projekt Held hinzufügen zu lassen. Projektmitarbeiter können von der Nofam-App oder der Verwaltungsumgebung aus Profile hinzufügen und ändern. Nach Verifizierung durch Projekt Held werden diese Profile an OVAS weitergeleitet und schließlich auf der Projekt Held-Website veröffentlicht.

• Automatische Verarbeitung von Sponsorenregistrierungen:
  Während Projekt Held bisher alle Sponsorenregistrierungen manuell verarbeiten musste, erfolgt dies nun automatisch. Sobald sich ein Sponsor auf der Projekt Held-Website registriert, wird die Registrierung automatisch weitergeleitet und innerhalb der Nofam-Plattform verarbeitet. Anschließend werden die E-Mails automatisch versandt und die Vorbereitungen für Lastschriften werden direkt von OVAS ausgeführt.

• Verbesserte Kommunikation mit automatischer Übersetzung:
  Projekte können nun selbst Updates mit den Sponsoren der Kinder teilen. Dies kann in Form von Fotos, Videos oder Textupdates erfolgen. Ein Mitarbeiter kann diese Updates in seiner eigenen Sprache einstellen. Bei Bedarf werden diese automatisch in die Sprache des Sponsors übersetzt, was eine schnellere und reibungslosere Kommunikation ermöglicht.

• Erhöhte Frequenz von Updates:
  Sponsoren erhalten nun häufiger Updates. Diese enthalten nicht nur Neuigkeiten von den Kindern selbst, sondern auch Updates über Aktivitäten innerhalb des gesamten Projekts. Mit einem einzigen Update kann ein Projektmitarbeiter nun alle Sponsoren erreichen. Dies stärkt die Bindung zwischen dem Sponsor und dem Projekt und gibt einen breiteren Einblick in die Auswirkungen ihres Beitrags.

Das Ergebnis

Durch harte Arbeit und Zusammenarbeit konnten wir diesen Prozess erfolgreich implementieren. Die Auslieferung an die Projekte begann im Mai 2023, und die Auslieferung an die bestehenden Sponsoren wird nach den Sommerferien erfolgen. Dies bedeutet, dass Projekt Held und seine Projekte und Sponsoren keine Zeit und Kosten mehr für den Versand von Briefen aufwenden müssen. Dies führt zu mehr verfügbarer Zeit, um sich auf die noch bessere Unterstützung der Projekte und Kinder sowie auf die Reise mit den Sponsoren zu konzentrieren.

Dieses Integrationsprojekt mit Projekt Held zeigt die Kraft der Zusammenarbeit und der Technologie im Dienste der Schwächsten. Wir freuen uns auf weitere Erfolge und Verbesserungen in der Zukunft.

Und... haben wir auch etwas gelernt?

Sicher! Während des Projekts haben wir einige wichtige Erkenntnisse gewonnen, die wir gerne mit Ihnen teilen:

• Timing und Kommunikation ist alles:
  In einem Prozessketten mit mehreren Systemen ist eine frühzeitige und gründliche Abstimmung entscheidend. Je früher Sie sich mit allen Beteiligten an einen Tisch setzen, desto besser! 😉

• Anpassungsfähigkeit ist der Schlüssel:
  Projekt Held spielt eine regie führende Rolle im Verhältnis zu den anderen Projekten. Deshalb war es unerlässlich, die Nofam-Verwaltungsumgebung zu erweitern, damit sie die Kontrolle über die Verwaltung der Projekte und Kinderpatenschaften selbst in der Hand haben.

• Zusammenarbeit macht den Unterschied:
  Es war inspirierend zu sehen, wie wir von verschiedenen Organisationen und Disziplinen aus zusammenarbeiten konnten, um Prozesse zu vereinfachen und so mehr Kindern helfen zu können. Dieses Projekt hat bestätigt, dass Zusammenarbeit wirklich der Schlüssel zu Wirkung ist!

Sind Sie neugierig geworden, wie die Kinderpatenschaftsseite von Projekt Held nach unserer Zusammenarbeit aussieht? Dann schauen Sie sich die Seite hier an.

Möchten Sie mehr über unsere Zusammenarbeit mit Projekt Held erfahren oder sind Sie daran interessiert, wie Nofam Ihrer Organisation helfen kann? Wir laden Sie herzlich ein, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Zusammen können wir mehr erreichen!